[Guide] 5 conseils pour télétravailler efficacement + notre sélection d’outils
La crise sanitaire que nous traversons actuellement bouleverse nos habitudes. Afin d’enrager la propagation du virus, nous devons nous plier à un confinement strict qui change drastiquement notre quotidien, autant sur le plan personnel que professionnel.
Certains d’entre nous continuent de se rendre sur le lieu de travail tous les jours : personnels soignants, salariés de la grande distribution ou d’entreprises qui ne peuvent cesser leur activité malgré la crise. Si les déplacements humains n’ont pas cessé à 100%, pour une grande majorité le mot d’ordre est : télétravail !
Point “positif” : cette crise intervient dans une société ultra-connectée. En conséquence, le télétravail en est rendu plus facilement accessible vers le plus grand nombre. Depuis plusieurs années, de nombreux salariés sont d’ailleurs déjà habitués au travail à distance.
Si la mise en place du télétravail est relativement facile, pour être viable au quotidien elle requiert en revanche quelques aménagements et habitudes à prendre afin d’être efficace.
Pour vous permettre de mieux supporter ce confinement, qui durera encore au moins jusqu’au 11 mai prochain, voici 5 conseils. Grâce à eux, vous saurez télétravailler efficacement et garder le contact avec vos collègues et collaborateurs.
En fin d’article, vous trouverez également notre sélection d’outils digitaux pour optimiser vos communications et collaborations.
#1 : (Re)créez un espace dédié au travail chez vous
Cela peut vous paraître logique, voire inutile comme conseil, et pourtant…
Le risque du télétravail, notamment sur de longues périodes comme c’est précisément le cas, est de finir par brouiller ses repères. On n’en vient à ne plus faire de distinction entre l’espace de vie personnel et l’espace professionnel.
Au bout d’un moment, si votre poste de travail n’occupe pas un espace précis et délimité au sein de votre logement, vous risquez d’avoir de plus en plus de mal à vous déconnecter à la fin de votre journée.
Ou au contraire, vous n’arriverez peut-être plus à trouver la motivation nécessaire pour travailler efficacement.
Notre conseil : aménagez-vous un petit espace dans votre logement uniquement dédié au travail. Idéalement dans une pièce à part, et lumineuse.
Bien entendu, si comme beaucoup d’entre nous vous êtes confinés dans un petit appartement, vous ne pourrez pas pousser les murs.
En revanche, vous pouvez chaque soir ranger toutes vos affaires professionnelles (ordinateur portable, dossiers, etc) dans une sacoche ou dans un sac.
Ce geste vous permettra de plus facilement vous déconnecter du travail le soir.
#2 Définissez des horaires de travail et respectez-les
Vous avez du mal à vous y mettre ? Ou au contraire du mal à vous arrêter ?
Dans les deux cas, ce sont deux choses très fréquentes en période de télétravail prolongée.
Sur la durée, cela peut nuire à votre efficacité, voire à votre bien-être. Soit parce que vous ne ferez pas tout ce que vous devez faire, soit parce que vous allez finir par vous épuiser.
Notre conseil : définissez des horaires de travail fixes, récurrents et respectez-les au maximum.
Ces horaires peuvent se caler sur vos horaires de travail habituels par exemple mais rien ne vous empêche de les adapter un peu en cette période.
Par exemple, vous aurez peut-être envie de commencer une heure plus tôt pour finir une heure plus tôt le soir et ainsi profiter de quelques rayons de soleil en fin de journée, si vous avez la chance d’avoir un extérieur.
À l’inverse, si vous n’êtes pas du matin et que vous n’avez pas de rendez-vous, de réunion ou d’impératif d’horaire, rien ne vous empêche de commencer une ou deux heures plus tard.
En choisissant des horaires qui vous conviennent au mieux, et en les respectant, vous serez plus concentré et plus efficace.
#3 Faites une “To Do List” quotidienne
Peut-être que cela fait déjà partie de vos habitudes de travail et que vous poursuivez cette pratique à la maison. C’est une bonne chose.
Si ce n’est pas le cas, sachez que la “To Do List” aide à l’organisation et permet de gagner en efficacité. Un « pense-bête » utile pour ne rien oublier d’important.
Notre conseil : à la fin de votre journée de travail, lorsque tout est encore frais dans votre tête, faites votre “To Do List” du lendemain, de préférence par ordre de priorité.
À chaque fois que vous effectuez une tâche, rayez-la ou surlignez-la. Vous saurez en un coup d’oeil où vous en êtes des objectifs de votre journée.
#4 Faites des pauses
Les discussions autour de la machine à café vous manquent ? Vos yeux vous brûlent légèrement après quatre heures à fixer votre écran ? Vos jambes s’engourdissent ?
Notre conseil : n’oubliez pas de faire des pauses dans la journée ! Un conseil tout bête, mais efficace.
Une pause dej’ le midi, une pause thé/café de 10 minutes… Autant de petits rituels qu’il faut essayer de conserver, même en télétravail. Alors on s’aère l’esprit quelques minutes, on repose ses yeux et on fait circuler le sang dans tout son corps en marchant quelques pas.
Vous n’en reviendrez que plus concentré ensuite.
#5 N’oubliez pas de communiquer
Le télétravail devient difficile ? Vous vous sentez trop isolé ? La communication se tend avec vos collègues ?
Malheureusement, on peut vite se sentir sous pression, incompris, voire esseulé en ces temps difficiles. Mais n’oubliez pas que vos collègues vivent eux aussi la même situation et ressentent sans doute la même chose.
Notre conseil : ne rompez pas le dialogue !
Votre collègue ne vous a pas compris ? Expliquez-lui autrement de manière calme. Appelez-le pour désamorcer immédiatement une potentielle crise. N’oubliez pas que par écrit, votre interlocuteur n’a pas le ton de votre phrase et ne peux pas le deviner.
En un mot comme en cent : n’oubliez pas de communiquer !
Ps : vous pouvez également créer un groupe WhatsApp avec tous vos collègues afin de partager des moments avec eux, sans forcément parler uniquement du travail. Un peu comme vous le feriez dans votre open space.
Beaucoup d’entre nous avons cette chance de pouvoir travailler à domicile. Nous maintenons l’activité des entreprises françaises et, plus largement, l’activité économique du pays.
Cependant, afin que cette chance ne devienne pas un fléau qui impacterait négativement notre moral et notre bien-être, il est primoridal de se faire violence. Il faut prendre toutes les dispositions permettant de séparer le professionnel du privé. Pas toujours facile lorsque tout se fait au même endroit…
Ces quelques conseils, même s’ils vous paraissent évidents, peuvent réellement améliorer votre organisation et vous aider à mieux supporter cette période de télétravail prolongée.
Le tout en étant le plus efficace possible. D’ailleurs, pour cela nous avons encore quelques conseils à vous donner…
BONUS : notre sélection d’outils digitaux
Découvrez notre sélection des meilleurs outils collaboratifs de travail à distance pour être plus efficaces que jamais !
Ps : tous ces outils proposent une version gratuite.
Outils de discussion en équipe :
Slack
Slack est une plateforme d’échange collaborative qui permet de regrouper les personnes et les informations utiles aux projets.
Cet outil propose :
- Un espace de travail unique pour toute l’équipe
- Des canaux de discussions classés par sujet
- Une messagerie privée
- L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
- Un partage facilité des fichiers
En savoir plus : https://slack.com/intl/fr-fr/
Microsoft Teams :
Avec « Teams », vous pourrez inviter tous vos collaborateurs à discuter, participer à des réunions, passer des appels et collaborer sur une seule et même plateforme.
En savoir plus : https://products.office.com/fr-FR/microsoft-teams/group-chat-software
Outils de Gestion de projet
Trello
Avec Trello, les options sont variées. Les tableaux, listes et cartes permettent d’organiser les travaux et de définir leur ordre de priorité de manière amusante, souple et enrichissante.
En savoir plus : https://trello.com/fr
Asana :
Asana est aussi un logiciel de gestion de projet. Celui-ci facilite la communication et la gestion de tâches entre les membres d’une équipe ou les différents intervenants d’un projet.
En savoir plus : https://asana.com/fr
Outils de visioconférence :
Zoom.us
Zoom permet d’organiser des appels téléphoniques en tête à tête ou en équipe, au sein de salles de réunions virtuelles.
Il offre également des fonctionnalités extrêmement pratiques pour les équipes :
- Possibilité d’enregistrer les conversations et de les sauvegarder sur son bureau ou dans le cloud de Zoom
- Chat de conversation en temps réel pendant la réunion pour se transmettre des informations, des liens, etc.
- Partage d’écran
- Possibilité d’organiser des téléconférences à très grande échelle.
Zoom consomme peu de bande passante et garantit de ce fait une excellente qualité des échanges.
En savoir plus : https://zoom.us
Skype :
Inutile de présenter Skype, pionnier de la visioconférence. Abandonné par bon nombre d’utilisateurs depuis un certain temps, sa dernière version a pourtant été améliorée. C’est pourquoi on vous la conseille fortement !
En savoir plus : https://www.skype.com/fr/
Outils de partage de Fichiers :
Wetransfer
Vous connaissez probablement déjà Wetransfer, l’un des logiciels de transfert de fichiers les plus utilisés.
Gratuit (avec une limite de 2 Go par envoi), il permet de transférer des documents lourds, en toute simplicité. L’interface est agréable et les fonctionnalités simples mais très bien pensées.
En savoir plus : https://wetransfer.com
Firefox Send
Fonctionnant exactement comme Wetransfer, ce service d’envoi de fichiers de Firefox vous permettra de glaner 500mo de plus pour l’envoi de vos fichiers, avec une inscription gratuite.
Au cas où votre fichier ferait 2,0004 Go et se ferait refuser par Wetransfer 😉
En savoir plus : https://send.firefox.com
Smash
Voici notre petit préféré des services d’envoi de fichiers. Avec ce logiciel français, pas de limite de poids, une consommation un peu plus verte puisque les fichiers sont hébergés en France. Cerise sur le gâteau : pas d’inscription nécessaire ici non-plus !
En savoir plus : https://fromsmash.com/